Penjelasan Data Flow Diagram (DFD) dan cara membuatnnya

Data flow diagram / DFD meruapakan salah satu bagian dari Dasar Perancangan Perangkat Lunak ( DPPL

, berikut adalah penjelasannya :

Dalam proses perancangan perangkat lunak, kedua bahasan ini termasuk dalam perancangan secara tradisional (cara lama). Meski cara lama, namun banyak manfaat yang bisa diambil jika melakukan perancangan dengan cara ini. 

DFD adalah sebuah diagram yang menggambarkan alur data, “dari mana dan ke mana sebuah data akan mengalir.” Dalam kehidupan sehari-hari, kata “dari mana” bisa diibaratkan dengan “sumber”, dan kata “ke mana” bisa diibaratkan sebagai “tujuan,” jadi DFD menggambarkan “aliran data dari sumber ke tujuan.”

Contoh: jika kita akan membuat software mengenai “Sistem Penjualan Barang,” maka sumbernya adalah “Pembeli” dan tujuannya adalah “Pimpinan”, jadi DFD akan menggambarkan aliran data mulai dari “Pembeli” sampai ke “Pimpinan.” Jika kita akan membahas “Sistem Penggajian” maka data akan mengalir mulai dari sumbernya yaitu “Karyawan” dan berakhir di “Pimpinan” yang menggaji karyawan.

Untuk memudahkan ‘cerita’, maka aliran data tersebut dibuat simbol-simbol. Sumbol “Sumber” dan “Tujuan” sama yaitu persegi panjang yang disebut dengan “Terminator” atau “External Entity.” Di dalam kotak tersebut berisikan nama pihak yang berperan. Contoh:

Gambar 1. Terminator “Mahasiswa”

Terminator adalah pihak (sumber atau tujuan) yang berhubungan langsung dengan sistem, ia adalah pihak yang langsung memberi data ke sistem, atau menerima informasi secara langsung dari sistem. Jadi, dalam sistem pengisian KRS mahasiswa di PSMA-Online, terminator “Mahasiswa” diperbolehkan ada karena mahasiswa akan mengubah data secara langsung yang ada di sistem (misalkan data jumlah pengambil mata kuliah tertentu), tetapi terminator “Orang-tua” tidak boleh ada meskipun ia yang membayar uang kuliah si mahasiswa, karena orang-tua tidak secara langsung mengubah data di sistem, ia mengubahnya melalui mahasiswa (anaknya).

Di dalam sistem pengisian KRS, “staf” yang bertugas juga tidak boleh dijadikan terminator, karena mereka adalah internal entity, bukan external entity (pihak yang berada di luar sistem, tetapi mempengaruhi sistem secara langsung). Dalam pengisian KRS, staf yang dapat dianggap sebagai terminator adalah Kepala BAAK karena ia tidak berkecimpung secara langsung di sistem pengisian KRS, tetapi ia dapat menerima informasi dari hasil pengisian KRS.

Jadi, sebelum membuat DFD, hal yang perlu dianalisis adalah “siapa saja yang akan berhubungan dengan sistem atau siapa saja yang akan menggunakan sistem, baik sebagai pemberi data maupun penerima informasi”

Setelah diketahui sumber dan tujuannya, maka hal berikut yang perlu dianalisis adalah “data apa yang diberikan oleh sumber atau diterima oleh tujuan ?.” Data itu bisa berupa satuan data maupun paket data, baik itu data manual maupun data elektronik. Aliran dari dari sumber atau ke tujuan disebut dengan “data flow” atau arus data. Simbolnya adalah sebuah garis (baik garis lurus, melengkung atau siku yang memiliki arah (mata panah). Di dekatnya (di atas atau di bawahnya, dan mendekati mata panahnya) diberi data yang dibawa.  Berikut contohnya:

Gambar 2. Arus data “Formulir Rencana Studi”

Jika terminator “Mahasiswa” digabung dengan arus datanya yang menjadi:

Gambar 3. Terminator “Mahasiswa” memberi data “Formulir Rencana Studi”

Maka itu berarti, mahasiswa membawa data (untuk sistem) yang berupa Formulir Rencana Studi yang di dalamnya berisi biodata mahasiswa (NPM, Nama, Kelas) dan daftar mata kuliah yang akan diambilnya.

Simbol berikutnya adalah simbol “Proses,” yaitu simbol yang menjelaskan proses yang dilakukan terhadap data yang diberikan. Proses disimbolkan dengan lingkaran yang di dalamnya ditulis proses ke berapa, dan apa proses yang dilakukan. Berikut contohnya:

Gambar 3. Proses “Mengecek Keabsahan Mahassiwa”

Jika digabung dengan dua simbol sebelumnya menjadi:

Gambar 4. Penggabungan tiga simbol.

Dari ketiga simbol tersebut, ceritanya adalah “mahasiswa datang membawa formulir rencana studi ke sistem dan proses yang pertama kali dilakukan oleh sistem adalah mengecek keabsahan mahasiswa.”

Apa yang dicek untuk mengetahui keabsahan mahasiswa ?, bisa jadi NPM atau yang ditulis salah, bisa juga jadwal pengisian untuk kelasnya bukan di sesi ini, dan sebagainya. Dengan apa sistem mengeceknya ?. Yang dikatakan sistem di sini adalah sistem komputerisasinya dan/atau staf yang bertugas (internal entity). Mengeceknya bisa dilakukan dengan membaca filedata oleh softwarenya, misalnya file MAHASISWA, bisa juga staf mengecek melalui jadwal pengisian KRS.

Simbol untuk melambangkan berkas yang akan dibaca atau ditulis disebut dengan “Data Store” atau penyimpan data. Lambang yang digunakan adalah dua garis paralel yang di antaranya ditulis nama berkasnya. Contoh:

Gambar 5. Data store “MAHASISWA”

Jika digabung dengan sebelumnya dan dilengkapi menjadi:

Gambar 6. Keempat simbol dalam DFD

Jadi, pada proses nomor 1, sistem akan mengecek keabsahan mahasiswa melalui dua berkas, yaitu berkas “Mahasiswa” atau file mahasiswa yang berisi biodata mahasiswa dan berkas “Jadwal” yang bisa merupakan dokumen manual yang dicek oleh staf.

Dapat diperhatikan bahwa arah panah ke luar meninggalkan data store yang dapat berarti berkas tersebut hanya “dibaca” dan tidak akan mengubah isi yang data sudah ada di dalamnya. Berbeda jika arah panahnya masuk ke arah data store yang berarti ada kegiatan menulis atau mencatat data ke dalam data store sehingga isi data store tersebut akan berubah, misalkan:

Gambar 7. Proses perekaman data

Jadi, ada 4 simbol di dalam DFD, yaitu (1) Terminator, (2) data flow, (3) process, dan (4) data store.

Levelisasi DFD: 1. Context Diagram

Penggambaran DFD dimulai dengan Diagram Konteks yang umumnya belum tergambar data store-nya, dan prosesnya masih secara global (nomor 0), sehingga sering disebut dengan “sistem”. Contoh dalam sistem pengisian KRS berikut:

Gambar 8. Diagram konteks untuk “Sistem Pengisian KRS”

Apakah di level ini tidak boleh ada data store ?. Tentu boleh, jika data store tersebut  telah dibuat oleh pihak lain tetapi wajib digunakan di sistem ini (bukan dicreate sendiri oleh staf internal).

Contoh, jika di dalam sistem pengisian KRS tersebut ada syarat-syarat yang harus dipenuhi mahasiswa yang dibuat oleh pihak lain (bukan oleh PSMA-Online) dan tidak ada datanya di PSMA-Online, maka data store tersebut boleh ditulis. Misalkan pihak “Sekretariat Jurusan” memberi syarat bahwa mahasiswa yang akan mengisi KRS harus sudah mendapat persetujuan (tanda tangan dan cap) dari Sekretariat Jurusan, maka data store tersebut dapat dituliskan.

Gambar 9. Diagram konteks untuk sistem pengisian KRS dengan data store

Karena ada syarat, bisa jadi mahasiswa akan mendapat penolakan jika belum memenuhi syarat tersebut.

Jadi, dalam pembuatan DFD konteks, perlu dianalisis:

1.      Data apa saja (keseluruhan) yang akan diberikan oleh terminator ke sistem;

2.      Data atau Informasi apa saja (keseluruhan) yang akan diterima terminator dari sistem.

Levelisasi DFD: 2. Zero Diagram

Diagram nol adalah diagram yang mengurai diagram konteks menjadi proses-proses yang lebih detil, misalkan yang di konteks hanya ada 1 lingkaran (proses), maka di diagram nol bisa menjadi banyak lingkaran (banyak proses) sehingga tergambar aliran data dari sumber ke tujuan serta proses-proses yang dilakukannya. Di diagram nol juga mulai digunakandata stores yang dibutuhkan. Misalkan, dari MAHASISWA sampai ke Ka. BAAK proses yang akan terjadi adalah (1) Mengecek Keabsahan Mahasiswa (2) Proses Pengisian Mata Kuliah yang Akan Diambil Mahasiswa, (3) Pengecekan Jumlah SKS yang diambil mahasiswa, (4) Pencetakan KRS, (5) Pengambilan KRS oleh Mahasiswa, (6) Rekapitulasi Data Akademik berdasarkan Pengisian KRS, (7) Pencetakan atau Pemberian Laporan Akademik kepada Ka. BAAK.

Satu hal yang harus diperhatikan bahwa jumlah terminator serta arus data yang masuk ke dan keluar dari terminator HARUS SAMA banyak dan istilahnyapun harus sama dengan di konteksnya. Jadi, jangan ada penambahan atau pengurangan jumlah terminator beserta arus data yang masuk ke dan keluar darinya dari diagram konteksnya.

Levelisasi DFD: 2. Detail Process Diagram

Diagram selanjutnya adalah diagram detil untuk proses tertentu yang perlu didetilkan lagi. Misalkan

 proses (5) Pengambilan KRS oleh Mahasiswa, bisa didetilkan dengan proses (5.1) Penyerahan pasfoto oleh mahasiswa, (5.2) penempelan dan penstempelan foto di KRS, (5.3). Tanda terima penyerahan KRS.

Penggambaran proses detil ini tidak menggambarkan proses di nomor-nomor lainnya, misal:

Gambar 10. Contoh diagram detil untuk proses 5

Setelah DFD selesai, maka langkah selanjutnya adalah membuat ERD. Satu hal yang penting dari penggambaran DFD adalah, kita tahu data stores (files) apa saja yang kita butuhkan untuk membuat sistem ini, khususnya yang berhubungan dengan data elektronis (yang akan menjadi elemen basis data).

Data stores tersebut selanjutnya kita relasikan agar menjadi sebuah sistem (karena sistem adalah satu kesatuan dari berbagai elemen yang ada), jadi seluruh file harus dapat dihubungkan dan saling terhubung agar membentuk sebuah sistem.

Sunber :
http://belajar-barengan.blogspot.com/2013/05/ppl-data-flow-diagram-dfd.html